Šī gada 23. septembrī notika Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas (LIKTA) tiešsaistes seminārs “E-rēķini Latvijā: ieguvumi un aktualitātes”. Seminārs pulcēja vairāk kā 300 dalībnieku, kuriem bija iespēja gūt ieskatu par to kas ir e-rēķins, kādi ieguvumi ir tos ieviešot un kā tas ļaus uzņēmumiem paaugstināt darba efektivitāti.
Semināra laikā tika aplūkoti sekojoši jautājumi:
- Gatis Ozols, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija – Digitalizācijas procesu nozīme un prioritātes Latvijā 2022- 2024, prezentācija pieejama šeit;
- Dina Šaknere, Finanšu ministrija – Grāmatvedības likumā norādītās prasības par elektroniskiem grāmatvedības dokumentiem, prezentācija pieejama šeit;
- Mārtiņš Gataviņš, LIKTA – E-rēķinu darba grupas aktivitātes;
- Madara Reinika, Valsts ieņēmumu dienests – Attaisnojuma dokumentu un pavaddokumentu noformēšana elektroniskā formā, prezentācija pieejama šeit;
- Mārtiņš Prikulis, Valsts Kase – E-rēķinu ieviešanas ieguvumi un personīgā pieredze, prezentācija pieejama šeit;
- Viesturs Slaidiņš, Jumis un Artūrs Ernštreits, Horizon – E-rēķinu ieviešanas ieguvumi mazos un vidējos uzņēmumos, prezentācija pieejama šeit;
- Jānis Bošs, Swedbank Latvia – E-rēķini uzņēmuma maksājumu dokumentu apritē, prezentācija pieejama šeit;
- Telema klienta stāsts: Putnu fabrikas Ķekava pārstāvis.
Seminārā ieraksts no Microsoft Teams pieejams šeit.
Facebook tiešraide LIKTA profilā pieejama šeit.
Papildinot savu prezentāciju, semināra runātāji arī sniedza atbildes uz interesējošajiem jautājumiem, turpmāk ir apkopoti jautājumi uz kuriem netika sniegtas atbildes semināra laikā.
Jautājums Finanšu Ministrijas pārstāvei Dinai Šaknerei: Vai jaunajā Grāmatvedības likumā ir paredzēta personas datu minimalizācijas principa ievērošana, samazinot apstrādājamo datu kategorijas?
Saistībā ar attaisnojuma dokumentiem (rēķiniem) Grāmatvedības likumā vairs nav paredzēts:
- norādīt juridisko adresi (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors ir fiziskā persona)
- saimnieciskā darījuma pamatojuma norādīšanu attaisnojuma dokumentā (tikai saimnieciskā darījuma apraksts)
- ja ārēja attaisnojuma dokumenta saņēmējs ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību norāda tikai vārdu, uzvārdu.
Jāatzīmē, ka Grāmatvedības likums atšķirībā no likumā “Par grāmatvedību” paredz, ka attaisnojuma dokumenti ir jāiegrāmato 20 dienu laikā (šobrīd noteikts – 15 dienu laikā) pēc attiecīgā mēneša beigām.
Jautājumi Valsts ieņēmumu dienesta pārstāvei Madarai Reinikai:
1.Kādos veidos var apstiprināt elektronisku dokumentu?
Nav saprotams, vai jautājums attiecas uz rēķinu vai pavaddokumentu apstiprināšanu, tādējādi atbilstoši prezentācijas tēmai informējam, ka elektroniski sagatavota preču piegādes dokumenta apliecināšana (autorizācija) notiek atbilstoši darījuma pušu savstarpēji noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu noteiktajai autorizēšanas kārtībai. Elektroniskā apliecināšana (autorizācija) var būt kā atzīme apstrādes sistēmā, piemēram, tā sastāv no lietotāja vārda un paroles, kas var būt tekstuāla informācija vai noteikta ciparu un/vai burtu kombinācija (kods).
Iesakām vērsties pie tāda pakalpojumu sniedzēja, kas uzņēmumiem nodrošina tehnisko risinājumu ieviešanu elektronisko dokumentu apritē.
2.Vai identifikators var būt grāmatojuma numurs?
Ja identifikators (numurs) ir unikāla attiecīgā attaisnojuma dokumenta pazīme, ar kādu attaisnojuma dokuments reģistrēts grāmatvedības datorprogrammā un ļauj šo attaisnojuma dokumentu viennozīmīgi identificēt, tad identifikators var būt grāmatojuma numurs. Šādu attaisnojuma dokumentu identifikācijas kārtību ar grāmatvedības reģistriem nosaka uzņēmuma vadītājs grāmatvedības organizācijas dokumentos.
3.Cik ilgi jāglabā e-rēķini, ievērojot GDPR prasības?
Neatkarīgi no tā, kādā formā (papīrā vai elektroniski) tiek glabāti attaisnojuma dokumenti, likuma “Par grāmatvedību” 10.panta otrajā daļā ir noteikts, ka datu glabāšanas laiks šādiem dokumentiem ir ne mazāks kā pieci gadi (skat. prezentācijas 13.slaidu).
4.Kur ir noteikts, ka elektroniski sagatavotu preču piegādes dokumentu var neparakstīt?
Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 35.14 punkts (skat. prezentācijas 8.slaidu).
5.Vai dokumentu apliecināšana attiecas arī ārpus LV robežām?
Ja uzņēmums ir likuma “Par grāmatvedību” subjekts, uz to attiecināmas Latvijas Republikas normatīvo aktu prasības (t.sk. pavaddokumentu apliecināšanas (autorizācijas) kārtība). Savukārt, ja preču pārvietošana starptautiskajos darījumos notiek, pamatojoties uz starptautiskiem pārvadājuma dokumentiem (piemēram, CMR pavadzīme), tad šos pārvadājuma dokumentus noformē atbilstoši attiecīgiem autopārvadājumu, dzelzceļa vai pasta darbību reglamentējošiem normatīvajiem aktiem vai konvencijām.
6.Lūdzu vizualizēt ar konkrētiem piemēriem, kā izskatās elektronisks apliecinājums (dažādi varianti).
Skat. atbildi uz 1.jautājumu. Vienlaikus informējam, ka VID kā nodokļu administrācijas kompetencē nav elektronisko apliecinājumu izstrāde, tādējādi iesakām vērsties pie tāda pakalpojumu sniedzēja, kas uzņēmumiem nodrošina dažādu tehnisko risinājumu ieviešanu elektronisko dokumentu apritē.
Vai ir korekti, ja sadarbības līgumos iekļauj punktu par to, ka “Rēķins izrakstīts elektroniski un ir derīgs bez paraksta” un minētais teksts tiek atspoguļots rēķina saturā, attiecīgi pašu rēķinu neparakstot ar drošu e-parakstu?
Likuma “Par grāmatvedību” 7.1 pantā ir noteikti izņēmumi, kad attaisnojuma dokuments var būt bez rekvizīta “paraksts”, un viens no tiem (jautājumā minētajā gadījumā) minētā likuma 7.1 panta otrajā daļā, proti, ja saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē (skat. prezentācijas 3. un 5.slaidu). Tātad sadarbības līgumos var iekļaut punktu par to, ka “Rēķins izrakstīts elektroniski un ir derīgs bez paraksta”, un minētais teksts var tikt atspoguļots rēķina saturā, attiecīgi pašu rēķinu neparakstot ar drošu
elektronisko parakstu, bet šādam attaisnojuma dokumentam (rēķinam) nebūs juridiska spēka. Lai attaisnojuma dokumentam būtu juridisks spēks, prasība to parakstīt ir obligāta (skat. prezentācijas 4.slaidu).
Jautājums Swedbank pārstāvim Jānim Bošam: Vai Latvijā ir kāds vadošais operators, kas sadarbojas ar bankām un nosūta E-rēķinu uz banku apmaksai?
Swedbank sadarbojās ar vairākiem Operatoriem, kas nodrošina iespēju nosūtīt/saņemt rēķinus no bankas. Operatora pakalpojums ir palīdzēt ar tehnisko integrāciju klientiem, kas nav ieviesuši E- rēķinu failu standartu. Sadarbība nav kā pamatnosacījums rēķinu sūtīšanai, rēķinus var nosūtīt arī no ERP vai grāmatvedības programmas, kas atbalsta E-rēķinu faila izveidi. Populārākie Operatori Latvijā ir UnifiedPost, Omniva, Telema u.c.
Jautājumi JUMIS un Horizon pārstāvjiem Viesturam Slaidiņam un Artūram Ernštreitam:
1.Kā Jumis un VISMA sistēmas sadarbojas ar rekini.lv sistēmu?
Ja rēķina saņēmējs izmanto Visma Horizon vai Jumis un ir noslēdzis sadarbību ar Unifiedpost, rēķina izrakstītājam ir iespēja izveidot un nosūtīt saņēmējam e-rēķinu ar rekini.lv starpniecību. Šāds scenārijs ir ieteicams gadījumos, kad piegādātājam nav uzskaites sistēmas, kas atbalsta e-rēķinu izsūtīšanu.
2. Pieteikšanās/Atteikšanās E-rēķina pakalpojumam kārtība, nosacījumi? E-rēķinu apmaksas nosacījumi (daļēja apmaksas iespēja, gaidīšanas uz naudu kontā laiks utt.)
Rēķinu izsūtīšanas gadījumā pieteikšanās / atteikšanās e-rēķina pakalpojumam ir atkarīga no izvēlētā e-rēķinu apmaiņas operatora vai bankas (rēķinu saņemšanas gadījumā)
3.Vai visiem dalībniekiem, kuri vēlas izmantot (sūtīt, pieņemt apstrādei) E-rēķinus, ir jāievēro vienotais standarts?
Jā, bet, ja kādu iemeslu dēļ nevar tikt nodrošināts vienotais standarts, operatori bieži vien sniedz papildus pakalpojumus formātu konvertācijā
4.Vai ir kontaktpersona Latvijā, kurš nepieciešamības gadījumā var konsultēt un atbildēt uz jautājumiem, kas rodas ar E-rēķina funkcionalitātes ieviešanu uzņēmumā?
E-rēķinu ieviešanas iespējas konkrētā organizācijā ir atkarīgas no izmantotās uzskaites sistēmas iespējām un / vai rēķinu aprites operatori piedāvātajām iespējām. Kā pirmo soli varam ieteikt sazināties ar savu uzskaites sistēmas apkalpotāju vai ražotāju, lai uzzinātu par izmantotās sistēmas atbalstu e-rēķinu apritē.